cách quản lý email hiệu quả

Vì lúc này mỗi tài khoản sẽ được mở trong từng cửa sổ riêng biệt. Ngoài ra, mỗi hồ sơ Chrome tạo một phiên bản sạch, bạn sẽ phải sao chép dấu trang của mình trên tất cả các cấu hình. Đồng thời thêm các tiện ích mở rộng vào từng hồ sơ và lưu mật khẩu (trừ khi bạn sử dụng trình quản lý mật khẩu để có thể hoạt động trên tất cả tài khoản).

  • Tại màn hình Cài đặtbạn có thêm 2 tùy chọn cài đặt để bật hoặc tắt chức năng chữ ký số Chữ ký di động.
  • Lưu trữ những email cũ trong thư mục Archiveđể tổ chức hộp thư của bạn.Trong tương lai khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ đi vào thư mục này.
  • Khi bạn ѕử dụng địa chỉ mail để đăng ký dịch ᴠụ, những ngàу ѕau đó, hòm mail của bạn ѕẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo ᴠề dịch ᴠụ ᴠà chương trình khuуến mãi.
  • Gmail cho phép bạn đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc kỳ nghỉ của mình.
  • Hãy nhớ, đừng gửi những email chỉ có duy nhất một bức hình trong đó.

Nhấp vào biểu tượngDeleteđể xoá vĩnh viễn lá thư đã chọn. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông giống như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các email mà bạn không mong đợi để sử dụng trong tương lai. Hầu hết chúng ta lưu trữ quá nhiều email, và điều này có thể làm cho một hộp thư bị lộn xộn. Một cách khác để tổ chức hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Bước 3 Di Chuyển Một Lá Thư Vào Một Thư Mục

Trước khi bạn có thể sử dụng tốt hộp thư Gmail của bạn, bạn cần phải hiểu một số khái niệm cơ bản. Thư mục, nhãn và tab trong email có một số điểm tương đồng. Nhưng chúng cũng có một số điểm khác biệt quan trọng. Nhưng bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian với những thư điện tử đó. Bao nhiêu lần bạn đã tìm kiếm hộp thư Gmail của bạn để tìm một thư bị mất? Nếu bạn đã lãng phí thời gian với tất cả các email này, không chỉ có mình bạn như vậy.

Có thể không có cách dễ dàng nào để hợp nhất những địa chỉ email này lại thành một. Nhưng một số công cụ và chiến thuật có thể giúp bạn quản lý nhiều tài khoản Gmail một cách hiệu quả. Một lời khuyên cho doanh nghiệp là đừng gửi thư điện tử từ địa chỉ email gốc, (ví dụ ) và tới địa chỉ hòm thư của chính chủ người gửi ( ).

Cần tạo thói quen xử lý dứt điểm và đừng chần chừ để email tồn đọng. Mẫu “Four Ds for Decision-Making” là một công cụ quý giá để xử lý email. Các tính năng được sắp xếp trong các nhóm dưới các thẻ. Người dùng cũng có thể tùy biến thanh ribbon để bao gồm các thẻ bạn đã cá nhân hóa, sao cho phù hợp với phong cách riêng. Tinycollege.edu.vn – Nếu hòm thư email vượt qua tầm kiểm soát, bạn có thể sẽ phải xem xét lại về những phương pháp sắp xếp email và xóa hòm thư mình đã sử dụng. Phát triển một phương pháp mới để xử lý Inbox có thể giúp bạn có nhiều quyền quản lý hơn, cải thiện thời gian trả lời, theo dõi và hoàn thành đúng hạn các tác vụ.

Không có cách nhanh chóng nào để hợp nhất tất cả tài khoản Google của bạn thành một. Nhưng lại có một cách lâu dài và khó khăn để thực hiện. Đó là một lựa chọn tốt khác nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu cuộc hành trình. Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng hay hình ảnh hồ sơ ở phía trên bên phải bất kỳ ứng dụng Google nào, để đảm bảo chỉ tài khoản chính của bạn mới hiển thị.

Tính năng mới trong Outlook 2010 Quick Steps thậm chí còn tăng tốc quản lý email của bạn nhiều hơn nữa. Thư viện Quick Steps bao gồm các nút để kích các file và đánh dấu cờ chỉ với một lần kích, gửi message tới nhóm làm việc và các lệnh phổ biến khác. Với những email không cần dài dòng, bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề.

Với kênh tiếp thị bằng Email Marketing, bạn sẽ không cần phải tốn bất kỳ một xu nào. Trong trang hóa đơn thanh toán, Bạn sẽ thấy tài khoản email đã được kích hoạt để sử dụng. Để tạm thời kích hoạt hoặc hủy kích hoạt tài khoản, hãy kích hoạt hoặc hủy kích hoạt sau mỗi địa chỉ email. Nhấn Thêm tài khoản khác Tuy nhiên, để thêm tài khoản mới vào ứng dụng Gmail, bạn phải có tài khoản Google. Phần cuối của trang Vòng quanh Nó là một bài báo Ứng dụng Google – Nếu ứng dụng Google của bạn được liên kết với Gmail.

Tận Dụng Thời Gian Rảnh Rỗi Để Xử Lý Những Email Không Quan Trọng

Vì vậy cần chọn các email quan trọng và trả lời rồi lưu trữ các email này. Nhận nhiều thông báo email có thể gây phiền phức và không tập trung được, tuy nhiên bạn không mong muốn bỏ lỡ những thông báo quan trọng, Outlook có khả năng xử lý Việc này. Trước tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình laptop trong mục mail Options, sau đấy tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, mail từ một người cụ thể nào đấy gửi cho bạn. Nếu bạn có nhiều tài khoản Gmail để phục vụ những mục đích khác nhau, chẳng hạn như email dành cho cá nhân, trường học, tên thời con gái, đã kết hôn. Hay một số tài khoản công việc khác, thì việc làm sao để quản lý rất quan trọng.

cách quản lý email hiệu quả

Microsoft Outlook 2010 sẽ giúp việc thực hiện “cuộc hẹn” email và xử lý hòm thư dễ dàng hơn. Thẻ Search Tools bao gồm một tập hợp các bộ lọc có thể tập trung rất hiệu quả vào tìm kiếm của bạn để cách ly những mục tin cần thiết. Thiết Kế CV Online Chuyên Nghiệp Trong 3 Phút, Giúp Ứng Viên Tìm Việc Làm Phù Hợp Trong 24h, Hàng Triệu Hồ Sơ Miễn Phí Cho Doanh Nghiệp Tuyển Dụng Hiệu Quả. WinERP là sự kết hoàn hảo của nền tảng công nghệ phần mềm ERP và quy trình quản trị doanh nghiệp tổng thể. ATP Academy – Nền tảng học trực tuyến duy nhất tại Việt Nam cung cấp những khóa học được dựa trên case study ứng dụng thực tiễn, bám sát thực tế ứng dụng.

Hiện có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, nên chọn hòm thư của những hãng tích hợp bộ lọc thư rác để tin nhắn quan trọng không bị “chìm nghỉm” trong những email quảng cáo vô bổ. Việc bác bạn sử dụng mail làm phương thức trao đổi chính để trao đổi công việc và đăng các dịch vụ mạng xã hội gửi thông tin về mail khiến Hộp thư đến của các bạn có số lượng rất nhiều. Cuối cùng, khi đã quản lý như dân chuyên nghiệp, bạn có thể tự động hóa toàn bộ tài khoản Google của mình. Shift miễn phí cho gói cơ bản với tối đa hai tài khoản email và đổi nhãn hiểu thư gởi đi.

Thậm chí các phần mềm cao cấp hơn cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí. Do đó, bạn có thể kiểm tra tất cả giải pháp trên để tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất với mình. Ở màn hình chính phía gốc trái sẽ xuất hiện email mà bạn đã thêm vào. Đáp ứng được mức độ nâng cao, phức tạp trong việc thiết lập chuỗi email tự động.

Sau khi đăng nhập, bạn có thể chuyển sang từng tài khoản riêng lẻ khi sử dụng một ứng dụng hay công cụ riêng biệt của Google. Dưới menu là mục Quản lý tài khoản để quản lý toàn bộ tài khoản của bạn được tích hợp trong ứng dụng Gmail. Email công ty ( hay còn được gọi là email doanh nghiệp ) là một dịch vụ email theo tên miền riêng của khách hàng phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Tệp khách hàng này thường xuyên phải sử dụng email vì tính chất công việc nên quảng cáo qua email tới nhóm khách hàng này chắc chắn sẽ mang lại rất nhiều hiệu quả không ngờ tới. Việc gửi Email Marketing có nội dung thông tin và tiêu đề tương tự nhau phần lớn sẽ khiến bộ lọc đánh dấu là email spam.

  • Đây là Cách quản lý Gmail Điều mà mọi người nên biết.
  • Nếu không thể thực hiện những công việc như trên, bạn nên thực hiện hành động nào đó mà chỉ mình mình làm được và diễn ra trong vòng 2 phút.
  • Từ thẻView, bạn có thể lọc email theo ngày, danh mục, người gửi hoặc người nhận.

Bạn có thể tìm hiểu về cách để tổ chức Outlook, do đó nó sẽ hiệu quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để làm cho hộp thư của bạn có tổ chức hơn, nếu bạn biết phải làm gì. Nếu bạn chỉ vừa bắt đầu với Outlook, hoặc nếu bạn đang không sử dụng nó, bạn có thể sẽ không sử dụng được hết khả năng của nó. Rất khó để hoàn thành công việc nếu liên tục có lỗi gián đoạn từ điện thoại, mọi người ghé qua văn phòng hay chat với đồng nghiệp. Vậy nên bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để xử lý và sắp xếp email.

Đôi khi mất chút thời gian nhưng lại an toàn cho bạn về sau. Khi nhận được một file đính kèm từ một tài khoản lại. Nếu không nhận thức được nguy cơ bạn đã nhiễm virut trên máy tính của bạn. Đó là cách mà các spammer chuyên nghiệp lấy thông tin từ bạn. Nếu không may nhận được, hãy cẩn thận với các thông tin cá nhân.

Thông tin tham khảo được lưu trữ trong hệ thống tham khảo – ví dụ một folder email reference, folder My Documents hoặc một trang mạng cục bộ của công ty bạn. Nếu không thể thực hiện những công việc như trên, bạn nên thực hiện hành động nào đó mà chỉ mình mình làm được và diễn ra trong vòng 2 phút. Do đây là khoảng thời gian dành riêng cho việc xử lý email, bạn cần phải trì hoãn, để nó sang một bên và quay trở lại nó sau khi đã hoàn thành xử lý email. Người dùng có thể thấy khoảng 20% số lượng email của mình được để qua một bên chờ xử lý sau. Sau khi đã chăm sóc cho thông tin tham khảo, bạn có thể sử dụng 3 bước tiếp theo để quản lý email với những thông tin cần có hành động – thông tin hành động. Hầu hết mọi người đều nhận được một lượng thông tin tham khảo khá lớn qua email.

cách quản lý email hiệu quả

Nhấp vào mũi tênbên phải của tùy chọn Label color để mở bảng màuLabel color. Để áp dụng một nhãn hiệu hiện vào email mới, lần đầu tiên mở email. Nhấp vào biểu tượng Label (nó trông giống như một nhãn) ở trên cùng của email để mở một trình đơn thả nhãn xuống. Sử dụng các công cụ nhãn để quản lý các nhãn và tạo mới nhãn.Để tạo ra một nhãn mới, bấm vào tùy chọnCreate new label.

Với chế độ lọc, những mail gửi đến ѕẽ tự động ѕắp хếp ᴠào các thư mục do bạn tạo ra. Những mail đến ѕẽ được phân loại dựa trên tiêu đề thư, người gửi,.. Những tính chất phân loại do người dùng tự thiết lập. Sử dụng chế độ lọc ѕẽ giúp bạn không còn phân loại mail thủ công. Công dụng nàу đặc biệt hữu dụng đối ᴠới những người làm quản lý dự án khi phải nhận mail từ nhiều bên ᴠà quản lý nhiều hạng mục.

Khi bạn sử dụng địa chỉ mail để đăng ký dịch vụ, những ngày sau đó, hòm mail của bạn sẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo về dịch vụ và chương trình khuyến mãi. Lúc này, bạn sẽ lại mất thời gian tìm những thư rác và xóa chúng. Nếu bạn phải thường xuyên gửi mail tới nhiều đối tượng, nhiều lần với nội dung giống nhau, hãy cân nhắc việc sử dụng một tính năng trong Google Lab có tên “Canned responses”.

Ví dụ, bạn có thể gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho những thư mà bạn đã sẵn sàng để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, và …. Khi đặt tên email cá nhân đại diện cho email doanh nghiệp nên gắn tên miền theo website công ty tạo sự chuyên nghiệp. Zoho mail gì giải pháp email cho tên miền doanh nghiệp. Đại loại như vậy, kiểu đặt tên này chưa được trưởng thành cho lắm.

cách quản lý email hiệu quả

Như vậy, bạn có được các thông tin cần thiết một cách kịp thời. Sử dụng trình đơn thả xuống này để thay đổi cấu hình mặc định của hộp thư đến Gmail.Tất cả các tùy chọn trên trình thả xuống khác nhau, tùy chọnDefault nằm trong năm tab mặc định khác. Sử dụng hộp thoại AutoArchive để xác định các thông số lưu trữ trong Outlook.Sử dụng hộp đánh dấu để chọn các tùy chọn lưu trữ mà bạn muốn chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn đã thực hiện xong. Bạn có thể sử dụng các hạng mục với mã màu sắc cho lá thư của bạn.

cách quản lý email hiệu quả

Các thư mục mặc định bao gồmDrafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spamvà vân vân. Một số phiên bản của Outlook cũng có một thư mụcClutter, mặc dù nó sắp bị loại bỏ. Bạn nhận được email liên quan đến tiền hay thanh toán bạn hãy cẩn thận.

Theo thống kê cho thấy, hơn 90% doanh nghiệp hiện nay đều đồng ý rằng Email Marketing là phương thức giao tiếp chính hiệu quả nhất tới khách hàng. Minh chứng này cho thấy khả năng đẩy mạnh doanh thu sản phẩm/ dịch vụ từ kênh tiếp thị “0 đồng” này là vô cùng khả quan. Nếu bạn có nhiều tài khoản Gmail, bạn sẽ tìm thấy danh sách các tài khoản này ở cuối màn hình menu Gmail. Quản trị tài khoản, Tài khoản chính sẽ được hiển thị ở đầu màn hình menu.

Đối với tôi, nó có ý nghĩa để hủy kiểm tra hộp kiểm bên cạnh tabForums. Tôi không có thiết lập bất kỳ thông báo của diễn đàn và tab đó là luôn luôn trống. Để vô hiệu hóa một tab, bấm vào biểu tượngSettings (nó trông giống như một bánh răng) ở góc trên bên phải của màn hình Gmail. (Tab duy nhất bạn không thể vô hiệu hóa là tabPrimary).

Theo mặc định, những thư được gửi đến một tab sẽ bỏ qua tab PrimaryvàInboxcủa bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn xem các thư này nên kiểm tra các tab khác thường xuyên. Bạn có thể xoá một thể loại màu được chỉ định từ một email.

  • Nhưng lại có một cách lâu dài và khó khăn để thực hiện.
  • Chính vì vậy, bạn hãy chú ý tới hộp thư đến, dọn dẹp toàn bộ “rác” và hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc, đâu là email rác để delete khỏi bộ nhớ của mình.
  • Liên tục cập nhật danh sách email mới và loại bỏ những email khách hàng ít tương tác và không có nhu cầu sử dụng sản phẩm/ dịch vụ.
  • Trên màn hình Settings, nhấn Change photo để thay đổi ảnh đại diện cho tài khoản Gmail chính.
  • Phần cuối cùng trên trang Settings là mục Google Apps – nơi liên kết các ứng dụng của Google với Gmail.

Sau khi đã lọc các email cần được trả lời, đừng cố viết câu trả lời dài dòng. Xác định rõ nội dung cần phúc đáp, sau nó trả lời một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Những điều quan trọng có thể làm nổi bật bằng các gạch đầu dòng.

Soạn mail nhanh chóng nhờ template có sẵn, trang bị tính năng lưu bản nháp và lên lịch gửi. Microѕoft Outlook cũng hỗ trợ tính năng tạo mẫu email ᴠới chức năng có tên Email Template. Khi bạn xem một cuộc hội thoại trong All Mail sau khi chuyển đến Inbox, lưu ý rằng một nhãn Inbox (màu xám) đã được áp dụng cho các thư. Các tùy chọn khác không mặc định cũng chia ra hộp thư của bạn. Khi đọc email, hãy kiểm tra kỹ các file đính kèm và đường dẫn . Nếu thấy lạ lẫm, bạn nên liên hệ người gửi để xác thực lại.

Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thiết lập tài khoản Gmail để sử dụng trong ứng dụng Gmail. Bạn sẽ thấy tài khoản Gmail chính (đang hoạt động) của mình xuất hiện ở trên cùng. Nhấp vào biểu tượng bánh răng để thiết lập tài khoản. Trong khi đó Spam Email sẽ gửi thư tới hàng loạt địa chỉ email không rõ nhu cầu, đối tượng, mục đích dẫn đến việc kém hiệu quả. Đúng với tên gọi và mục đích của nó, việc sử dụng hình thức email này là để thu hút sự chú ý, quan tâm của các khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.

Đây có thể không phải là lựa chọn tốt nếu một trong những tài khoản của bạn là tài khoản G Suite trường học hoặc công sở. Tài khoản G Suite đôi khi có những quyền quản trị nghiêm ngặt, ngăn kết nối hay chia sẻ với các tài khoản bên ngoài tổ chức của bạn. Nhấn vào nút Add Account để truy cập vào các tài khoản Google khác của bạn.

Gõ tên nhãn mới và nhấp nút Create.Gõ tên nhãn mà bạn tạo trong trường Please enter a new label name. Nếu bạn muốn tạo một nhãn mới dưới một nhãn khác, nhấp vào hộp kiểm bên cạnhNest label under. Nhấp vào mũi tên ở trường bên phải và chọn tên của nhãn từ trình đơn thả xuống. Dễ dàng chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ thông tin về những email đã tương tác để không cần phải ghi nhớ.

Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn các thư với những nhãn này. Ngoài ra, những nhãn mà bạn đã thêm có một cột Actionscho phép bạn để loại bỏ một nhãn hoặc chỉnh sửa nhãn (đổi tên). Sử dụng thanh cuộn bên phải của màn hình để di chuyển qua danh sách các nhãn. Một khi bạn hiểu cách hoạt động của Gmail bạn có thể lọc ra và chọn các tính năng làm việc tốt nhất cho bạn. Thay vào đó, nó là một thư mục cá nhânPersonal mà tôi đã thêm vào cho ví dụ này. Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng đó là cả một vấn đề.

Enquire now

Give us a call or fill in the form below and we will contact you. We endeavor to answer all inquiries within 24 hours on business days.